Die Kunst guter Mitarbeitergespräche

Damit Mitarbeitergespräche gelingen und einen Mehrwert erzeugen, bedarf es einiger Gesprächselemente, die unverzichtbar sind. Mitarbeitergespräche müssen Vertrauen erzeugen, die Motivation wecken und «ein gutes Gefühl» auf beiden Seiten hinterlassen. Das gilt insbesondere für herausfordernde Situationen, z. B. bei nachlassender Leistung, häufigen, nicht klar identifizierbaren Absenzen, drohenden Abgängen oder unausgesprochenen Konflikten.

 

Immer häufiger auch online durchgeführte Gespräche mit Mitarbeitenden erfordern zusätzliche Kompetenzen wie beispielsweise Empathie, aktives Zuhören und den bewussten Umgang mit der Wahrnehmung welche sich im virtuellen Raum von einem «face-to-face» Gespräch unterscheidet.

Die folgenden 5 Spielregeln helfen Ihnen, Ihre Mitarbeitergespräche zielführend zu gestalten und gemeinsam zu verbindlichen Ergebnissen zu kommen.

Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen

Kein Berater oder Key Account Manager käme auf den Gedanken, unvorbereitet in einen anspruchsvollen Kundentermin zu gehen, wie auch kein Sportler unvorbereitet in einen wichtigen Wettkampf geht.

 

Das Gleiche gilt für Führungskräfte. Egal, wie umfangreich der Themenkatalog ist und wie lange im Voraus eine Vorbereitung möglich ist, bereiten Sie für das anstehende Mitarbeitergespräch immer folgende Eckpunkte vor:

 

Organisation und Rahmenbedingungen

Informieren Sie alle relevanten Gesprächsteilnehmer mit Einladung und Agenda, reservieren Sie die notwendigen Räume und Hilfsmittel und kalkulieren Sie das erforderliche Zeitbudget, damit alle Gesprächsteilnehmer sich entsprechend organisieren können.

Wenn es sich um ein spontanes Mitarbeitergespräch handelt, müssen zumindest Diskretion und die Information zum Gesprächsthema sichergestellt werden. Um die Gesprächseffizienz zu erhöhen, bietet sich ein Vorbereitungsauftrag an, der den Gesprächsteilnehmern rechtzeitig zur Verfügung gestellt wird.

 

Gesprächsziel

Was ist mein Gesprächsziel und welche Resultate möchte ich als Führungskraft aus dem Gespräch erzielen? Wechseln Sie ruhig auch die Perspektive und überlegen Sie, was mögliche Ziele des Gesprächspartners sein könnten. So kurz und situativ das Gespräch möglicherweise auch sein mag, ein klares und gemeinsames Zielbild muss auf jeden Fall definiert werden.

 

Ausgangssituation

Überlegen Sie sich vorgängig folgende Inhalte:

 

• Auf welcher Basis baue ich als Führungskraft das Gespräch auf?
• Was habe ich gesehen und gehört, welche konkreten Verhaltensweisen habe ich beobachtet?
• Welche Herausforderungen gibt es, was funktioniert gut?
• Was sind Zahlen, Fakten?

Bereiten Sie diese Informationen schriftlich auf, um sie als Grundlage im Gespräch darzustellen.

 

Kooperatives Vorgehen

Im Mannschaftssport legt der Trainer mit seinem Team die Taktik für das anstehende Spiel fest.

 

Wie im Sport stellt sich auch im Mitarbeitergespräch die Frage, wie die Führungskraft und der Mitarbeitende gemeinsam das gewünschte Ziel erreichen können. Legen Sie sich Ihre Taktik zurecht, überlegen Sie, mit welchen Argumenten Ihr Gesprächspartner möglicherweise agiert und wie sich darauf aufbauend Ihr Vorgehen ableitet. Somit stehen das Gesprächsziel, das gewählte Vorgehen und das realisierte Gesprächsergebnis in direktem Zusammenhang.

 

Eigene Lösungsidee

Das Ziel muss sein, gemeinsame eine Lösung zu finden. Das steigert sowohl die Identifikation als auch die Motivation. Viele Mitarbeitende wollen auch ihren Beitrag zum Geschäftsergebnis leisten. Daneben gibt es auch Mitarbeitende, die bewusst oder unbewusst keine eigenen Lösungsbeiträge entwickeln. In solchen Fällen ist es erforderlich, dass die Führungskraft eigene Lösungsvorschläge vorbereitet, damit am Ende des Gesprächs eine Entscheidung getroffen werden kann und sich die Lösungsfindung nicht über Tage oder Wochen hinzieht.

Gesprächsablauf für ein erfolgreiches Mitarbeitergespräch

Erfolgreiche Mitarbeitergespräche haben einen klar erkennbaren Gesprächsablauf, welcher im Gesprächseinstieg mittels dem gemeinsamen Gesprächsziel und der Agenda gemeinsam festgelegt wird.

 

Die Ausgangslage zeigt die gegenseitige Beurteilung der Ist-Situation auf. Aufbauend auf dieser werden mögliche Differenzen geklärt und eine gemeinsame Sichtweise für die Zukunft entwickelt. Den Abschluss eines erfolgreichen Mitarbeitergespräches bilden verbindliche nächste Schritte. Dass ein Mitarbeitergespräch in einer positiven Gesprächsatmosphäre abläuft ist Voraussetzung.

Emotionen im Mitarbeitergespräch

Dürfen Führungskräfte Emotionen zeigen? Diese Frage wird in unseren Führungstrainings immer wieder diskutiert.

 

Weil die Beziehung zwischen Führungskräften und Mitarbeitenden nicht nur auf der rationalen, sondern auch auf der emotionalen Ebene stattfindet, sind Emotionen auch Ausdruck der Intensität, mit der eine Beziehung gepflegt wird. Wenn die Emotionen in geordneten Bahnen artikuliert werden, und nicht wie ein Vulkan unkontrolliert zum Ausbruch kommen, sind diese seitens der Führungskraft auch im Mitarbeitergespräch erlaubt und in manchen Fällen sogar erwünscht.

 

Freude über eine positive Entwicklung der Mitarbeitenden oder Enttäuschung über nicht erfolgte Aufgabenerledigung sind hierbei klassische Beispiele. In solchen Situationen können Sie Ihre Emotionen in Form von Ich-Botschaften mit einer wertschätzenden Gesprächsführung ideal kombinieren.

 

Alle zu Wort kommen lassen

Gespräch bedeutet Dialog. Das heisst, dass der Austausch von Informationen, Meinungen, Betrachtungsperspektiven, Ideen, etc. im Vordergrund steht. Was sind die Ursachen und Gründe für bestimmte Ergebnisse und Verhaltensweisen? Was sind Lösungsansätze für die Zukunft? Je stärker alle Gesprächspartner in diesen Prozess eingebunden werden, umso höher ist die Akzeptanz für das erreichte Ergebnis.

 

Dennoch ist eine effiziente und zielführende Gesprächssteuerung wichtig. Dabei ist die Führungskraft in 9 von 10 Fällen im Lead. Aus diesem Grund müssen Führungskräfte entsprechende Gesprächstechniken, z.B. Fragetechnik und Aktives Zuhören, beherrschen. Mit diesen Techniken gelingt es auch, bei den Gesprächspartner zwischen der rationalen und emotionalen Ebene zu wechseln, um z.B. die Treiber und Motivatoren der Gesprächspartner zu ermitteln.

 

Verbindlichkeit

Nichts ist schlimmer als Mitarbeitergespräche, die ergebnislos enden. Daraus resultiert nichts mehr als verschenkte Zeit und vergeblich investierte Energien. Jedes Mitarbeitergespräch sollte einen konkreten und verbindlichen Entscheid beinhalten. Es können nicht immer sämtliche Interessen aller beteiligten Parteien vollumfänglich berücksichtigt werden, folglich kann Verbindlichkeit auch die Akzeptanz einer getroffenen Entscheidung bedeuten.

 

Es kommt natürlich vor, dass sich getroffene Entscheidungen manchmal als falsch heraus stellen. Zusätzliche Erkenntnisse, zu schnell getroffene Annahmen oder ergänzende Perspektiven führen dazu, dass Entscheidungen zurückgenommen oder bedauert werden. Das sind realistische Situationen und in der Konsequenz wird jede Führungskraft im Verlauf ihrer Erfahrung feststellen, dass falsche Entscheidungen immer noch besser sind, als nicht getroffene Entscheidungen.

 

Herausforderungen von online realisierten Mitarbeitergesprächen

Die meisten Mitarbeitergespräche finden aktuell online statt. Durch die in Studien prognostizierte Zunahme von Homeoffice werden virtuell durchgeführte Mitarbeitergespräche Bestandteil des «new normal» bilden.
Deshalb ist es wichtig die Unterschiede und speziellen Herausforderungen zu kennen und das Verhalten diesbezüglich entsprechend adaptieren zu können.

 

Im Training «Die Kunst guter Mitarbeitergespräche» lernen und reflektieren die Teilnehmer die erfolgsversprechenden Gesprächstechniken und wenden diese in den unterschiedlichen Gesprächsarten und Formen (face-to-face/digital/online) an.

 

Gerne unterbreiten wir Ihnen einen Trainingsvorschlag für wirkungsvolle Mitarbeitergespräche oder entwickeln mit Ihnen ein passendes Training, basierend auf Ihren spezifischen Entwicklungszielen zu diesem komplexen und essentiellen Thema.

 

 

Informationen zu «Agile Führung» finden Sie hier.

Informationen zu «Coachen als Führungskraft» finden Sie hier.