Entscheidungsfindung

Unser aktuelle Zeit braucht gute Lösungsansätze und solide Entscheide mehr denn je.

• Taucht bei Ihnen die Frage auf, wie Sie die Lösung zu einer Problemstellung im Arbeitsumfeld anpacken sollen?
• Haben Sie immer wieder die Aufgabe, neue Ideen, Lösungsvarianten oder Alternativen zu bestehenden Themen zu erarbeiten und sind dabei auf der Suche nach geeigneten Methoden, welche Ihnen weiterhelfen?
• Sollen bei den Aufgaben die Ideen aller Beteiligten und Mitarbeitenden berücksichtigt werden?
• Sollen Zeit- und finanzielle Budgets eingehalten und bei der Lösungsfindung in alle möglichen Richtungen gedacht werden (was gerne mit modernen Begriffen wie z.B. «out oft he box» betitelt wird)?

Möglicherweise geht es in manchen Situationen darum, Gedanken und Stichworte als Ideen zu sammeln – in anderen wiederum haben Sie die Aufgabe, die erarbeiteten Ideen weiterzuentwickeln, zu strukturieren und zu ordnen.

Im nächsten Schritt sollen die Ideen bewertet werden, um darauf aufbauend eine Entscheidung zu treffen oder diese vorzubereiten.

Zur Lösungsfindung stehen uns zahlreiche Kreativitäts- und Entscheidungsfindungstechniken zur Verfügung. In der Begleitung unserer Auftraggeber mit den unterschiedlichsten Strukturen (Unternehmensgrösse, Branche, Funktionen, Hierarchiestufen, Aufgaben) und bei unseren eigenen Aufgaben hat sich ein «Universal-Werkzeugkasten» an Methoden und Techniken herauskristallisiert, der sich in der Praxis immer wieder bewährt.

Ideensammlung

Die schnellste und einfachste Form, Ideen, Gedanken und Stichworte zu sammeln, ist das «Brainstorming». Dabei werden die Gedanken der Gruppenmitglieder auf Zuruf gesammelt und unstrukturiert festgehalten (z.B. auf Flip Chart oder elektronisch). Durch die offene und laute Kommunikation werden alle Teilnehmer angesprochen. Es besteht die Chance, dass der Gedanke eines Teilnehmers andere Teilnehmer für weitere Ideen und Gedanken inspiriert. Der Moderator hat die Herausforderung, durch die offene Kommunikation auch zurückhaltende und stille Teilnehmer zu motivieren, um ihre Ideen auszusprechen. Am Ende der Übung hat der Moderator ein breites Spektrum an Ideen und Gedanken zur Ausgangsfrage. Mit «Brainstorming» entwickeln Sie Ideen – aber noch keine Lösungen! Um möglichst gute und wirksame Ideen zu bekommen, ist es wichtig, die Ausgangsfrage sehr genau und zielführend zu formulieren.

Die 6-3-5-Methode

Eine weitere Methode zur Ideenfindung und -entwicklung ist die «6-3-5-Methode». Diese Methode ist auf sechs Teilnehmer ausgerichtet. Die Ausgangsfrage wird vom Moderator formuliert. Jeder der sechs Teilnehmer erhält ein Blatt mit der Ausgangsfrage sowie einer Tabelle mit drei Spalten und sechs Zeilen. Im ersten Schritt schreibt jeder Teilnehmer drei Grundideen in die erste Zeile seines Blattes. Dann wird das Blatt an den Nachbarn weitergegeben. Dieser entwickelt die Ideen aus der ersten Zeile weiter. In den insgesamt fünf Weiterentwicklungsrunden werden die Blätter immer im gleichen Rhythmus an den Nachbarn weitergegeben, so dass sich die Ideen immer weiterentwickeln und der Moderator am Ende der Übung sechs Blätter mit sehr konkreten und detaillierten Ideen erhält.

Diese Methode eignet sich sehr gut, wenn es darum geht, die Ideen in einer starken Tiefe zu konkretisieren. Da die Methode still (durch Niederschrift) durchgeführt wird, kommen die Gedanken der eher ruhigen Teilnehmer voll zur Geltung. Der Kreativprozess kann dadurch verstärkt werden, dass die Ideen nicht ausschliesslich schriftlich geäussert werden, sondern auch als Zeichnung dargestellt werden können. Die Herausforderung besteht darin, in den weiteren Prozessschritten die grosse Menge an möglichen Ideen (maximal 108 Gedanken/Ideen/Varianten) zu verarbeiten. Die Folgeschritte müssen daher im Vorfeld gut geplant und getaktet werden, damit der Moderator nicht überrollt wird und die Ideen versanden.

Ideenstrukturierung

Die vorliegenden Ideen (z.B. aus dem «Brainstorming») müssen geordnet/geclustert werden. Dafür eignet sich die Methode «Mind Mapping». Die Kernfrage steht im Mittelpunkt, die gesammelten Gedanken werden über Haupt- und Nebenstränge um den Mittelpunkt herum strukturiert und geordnet. Das Ganze funktioniert auf einem Blatt Papier, auf einem Flipchart oder in elektronischer Form. Durch die Strukturierung ergeben sich möglicherweise neue Erkenntnisse und Zusammenhänge, welche grafisch hervorgehoben werden können. Dadurch ergeben sich sehr feine Verästelungen mit hohem Detaillierungsgrad. Die Methode kann in einer Einzelarbeit oder im Team eingesetzt werden. «Mind Mapping» kann als nächster Schritt zum «Brainstorming» erfolgen, das «Brainstorming» kann aber auch direkt in das «Mind Mapping» integriert werden. Mit einiger Übung haben Sie sehr schnell eine tolle Übersicht der einzelnen Gedanken und Ideen erreicht.

Kombination von Ideensammlung, -strukturierung, -priorisierung

Immer dann, wenn Sie die Aufgabe haben, Ideen zu sammeln und diese weiter zu konkretisieren (z.B. nach Inhalten, Wirksamkeit, Umsetzungsaufwand, Vor-/Nachteile), eignet sich die Methode der «Pinwandmoderation». Sie deckt den gesamten Prozess von der Ideenfindung, über die Konkretisierung von Ideen und deren Bewertung (z.B. über Klebepunkte) bis hin zur Entscheidungsvorbereitung/ -findung ab. Damit können Sie gleichzeitig die Prozessschritte ausgezeichnet dokumentieren und sparen dadurch sehr viel Zeit (Fotoprotokoll).

Die «Pinwandmoderation» wird im Sinne eines Regiebuchs designt. Die einzelnen Prozessschritte werden vorbereitet und geplant. Je besser die Vorbereitung, umso höher die Qualität der Ergebnisse (welche Resultate sind erwünscht, welche Schritte sind dazu notwendig, welche Fragestellungen/Aufgaben/Form der Darstellung, welche Teilnehmer, welche Investitionen in Zeit, Material, Moderation). Der oder die Moderatoren haben die Anforderung, die richtigen Impulse zu setzen, die Teilnehmer zu aktivieren und/oder einzufangen, das geplante Zeitbudget einzuhalten und letztendlich den gesamten Prozess zu steuern. Im Sinne einer demokratischen Ergebnisfindung ist die «Pinwandmoderation» besonders geeignet. Die Umsetzung kann über einen längeren Zeitraum (mehrere Sitzungen) erfolgen, ohne dass wichtige Informationen verloren gehen.

Ideenbewertung

Lösungen bestehen häufig aus rationalen und emotionalen Komponenten. Je komplexer eine Fragestellung ist, desto schwieriger wird es, Gefühle, Fakten, Logik, Optimismus, Pessimismus, Kreativität usw. voneinander zu trennen. Oft dominiert ein Aspekt und lässt die anderen Sichtweisen nicht zu. Wenn es gelingt, eine Fragestellung aus den unterschiedlichsten Perspektiven zu betrachten, besteht die Chance einer möglichst objektiven Bewertung. Die unterschiedlichsten Perspektiven sind notwendig, weil Entscheidungen nicht nur aus ökonomischen Gründen getroffen werden.

In Situationen, in denen Emotionen wichtig sind (z.B. Pessimismus, Optimismus, Mut, hohes Sicherheitsbedürfnis) eignet sich die Ideenbewertung über die «6 Hüte von de Bono». Jeder Hut repräsentiert dabei eine Betrachtungsperspektive: Moderation, Chancen, Risiken, Optimismus, Pessimismus, Kreativität. Jeder Teilnehmer nimmt im Verlauf der Übung die verschiedenen Perspektiven ein. Damit wird die Fragestellung konsequent aus allen Perspektiven betrachtet und macht eine umfassende Bewertung möglich. Mit der Methode setzen alle Teilnehmer konsequent alle Hüte auf. Das führt dazu, dass sie aus dem eigenen, typischen Denkmuster herausgerissen werden und damit ihren Horizont erweitern.

Entscheidungsfindung

Wer kennt nicht die Herausforderung bei Hotelbuchungen: Welches ist das Richtige – das mit den grossen Zimmern, das mit den drei Restaurants im Haus, das mit dem schönsten Wellnessbereich oder doch das, welches zentrumsnah ist und die beste Verkehrsanbindung hat? Dort, wo eine Bewertung der besten Alternative sich aus qualitativen und quantitativen Komponenten zusammensetzt, eignet sich das Modell der Nutzwertanalyse (NWA).

Die Nutzwertanalyse hilft bei der Auswahl von komplexen Handlungsalternativen. Dazu werden zunächst Ausschluss- und Auswahlkriterien definiert. Erfüllt eine der betrachteten Alternativen nicht das Ausschlusskriterium, scheidet sie aus dem Bewertungsprozess aus. Im obigen Hotelbeispiel könnte z.B. der Preis pro Übernachtung ein solches Ausschlusskriterium darstellen.

Neben den Ausschlusskriterien werden Auswahlkriterien definiert. Diese müssen qualitativ und/oder quantitativ bewertbar sein. Nach der Definition der Kriterien werden diese gewichtet. Je präziser die Kriterien formuliert sind, umso leichter sind sie zu bewerten.

Zur Gewichtung sind möglicherweise weitere Methoden erforderlich (z.B. Paarvergleich, Direct Ranking, Punktebewertung). Damit wird eine wesentliche Herausforderung beim Einsatz der Nutzwertanalyse deutlich: Das Entscheidungsgremium muss zu einer einheitlichen Gewichtung kommen. Je grösser das Gremium ist oder je stärker die Interessen der einzelnen Gremiumsmitglieder auseinander liegen, um so aufwändiger wird der Prozessschritt der Gewichtung.

Nach der Gewichtung der Kriterien erfolgt die Bewertung der Handlungsalternativen (obiges Beispiel: wie gut erfüllen die einzelnen Hotels die definierten Kriterien). Dazu eignen sich entsprechende Skalen (z.B. Nominalskala, Ordinalskala, Kardinalskala). Aus den Gewichtungen und Bewertungen errechnet sich der Nutzwert pro Handlungsalternative. Die Alternative mit dem grössten Nutzwert erhält den Zuschlag. Der Vorteil der Nutzwertanalyse liegt in der Transparenz und Nachvollziehbarkeit der Entscheidungsfindung. Vorgehensweise und Entscheidungsfindung werden objektiviert. Bei der Konzentration auf wenige Kriterien erhöht sich die Klarheit. Qualitative und quantitative Kriterien werden miteinander verknüpft. Die Nutzwertanalyse stellt damit eine praxisnahe Methode zur Entscheidungsfindung dar.

In diesem Training lernen die Teilnehmer entsprechende Techniken/Methoden kennen, erarbeiten Vor- und Nachteile der jeweiligen Technik/Methode und erleben sie durch praktische Übungen aus den Perspektiven des Moderators sowie des Teilnehmers.

Informationen zum Thema «Selbstorganisation & Zeitmanagement» finden Sie hier.

Informationen zum Thema «IMPACT Leadership» finden Sie hier.

Das sagen unsere Auftraggeber