RFP, Tender & Pitch

Grosse Umsätzen erfordern in der Regel ein grosses, vorgängiges Investment. Denn grosse Umsätze für Auftragnehmer bedeuten in der Regel auch signifikante Investitionen für den Auftraggeber. Aus diesem Grund wird der am besten passende Partner oft mit einer Ausschreibung gesucht, evaluiert und ausgewählt.

 

Die Erstellung des Pflichtenhefts einer Ausschreibung (RFP – Request for Proposal) ist mit viel Aufwand verbunden, ebenso wie die Ausarbeitung des dazu passenden Angebots. Fast immer sind dabei zahlreiche zeitliche, inhaltliche und formelle Vorgaben einzuhalten, die der ausschreibenden Organisation die Auswahl vereinfachen sollen.

Für Anbieter ist es aufgrund des grossen Aufwandes essenziell, ein positives Verhältnis der Aufwände in Bezug auf die Zusage/Zuschlagschancen zu haben. Andernfalls können verlorene und sehr aufwändige Ausschreibungsverfahren, nebst dem hohen Ressourcenverschleiss, besonders demotivierend sein.

 

Go/No Go Kriterien

So verlockend die Einladung zu einer Ausschreibung auch ist, so sollten Sie sich immer die Frage einer Teilnahme bewusst stellen.

• Kommen unsere USPs genügend zum Tragen?
• Wie gross ist unsere Chance im Verhältnis zum Aufwand?
• Wie viele Mitbewerber wurden angefragt?
• Ist es möglicherweise eine Alibiausschreibung?
• Was sind die Entscheidungskriterien und wollen wir unter diesen Umständen mitmachen?

 

Bid-Team und Q&A

Aufgrund des hohen Aufwands lohnt es sich, ein Bid-Team zusammenzustellen. Dieses Team beinhaltet Mitglieder mit unterschiedlichen Kompetenzen aus den notwendigen Bereichen. Idealerweise entwickelt sich hierbei eine Bid-Kultur mit etablierten Prozessen und kontinuierlichen Learnings. Dies ist insbesondere in Bezug auf die Multiplikation bereits bestehender Inhalte sehr effizient.

 

Grosse Ausschreibungen beinhalten fast immer eine Q&A Runde. Dies kann je nach Ausschreibung sehr nützlich sein:

• Sie beantworten unsere Fragen, die uns bezüglich einem Go/No Go-Entscheid hilfreich sind.
• Sie bestehen aus Fragen, die es uns erlauben, uns zu positionieren – und mit den Antworten darauf, die Unterstreichung unserer antizipierter USPs ermöglichen.
• Sie geben uns einen Eindruck über unsere Mitbewerber (und aufgrund der Fragestellung oft auch über deren Anzahl).

USPs, Key Messages & Fokus auf das Entscheidungsgremium

Wenn der Go-Entscheid für eine Teilnahme gefällt wurde, gilt es, die Inhalte zusammenzutragen. Nebst einem passenden (evtl. auf den Kunden adaptierten) Design, ist die konsequente Ausrichtung des Wordings auf das Entscheidungsgremium matchentscheidend.

 

Worauf wird grosser Wert gelegt? Wessen Stimme hat am meisten Gewicht im Entscheidungsprozess? Was ist unsere Key-Message? Wie können wir den Nutzen unseres Produktes/Dienstleistung in einer schönen, stimmigen Storyline abbilden?

 

Des Weiteren:

• Wer sind die Personen des Entscheidungsgremiums?
• Worauf legen sie Wert?
• Wonach entscheiden Sie?
• Was spricht sie aufgrund ihrer Persönlichkeitsstruktur an?
• Welche Nutzenargumentation bauen wir ein?

Design des Angebots & Check-up

Durch ein überzeugendes Design kann, nebst den Inhalten und einer begeisternden sowie stringenten Storyline, eine grosse Wirkung erzielt werden. Stellen Sie sich die Frage, welche Inhalte Sie in Ihrem CI/CD, und welche Sie im Design des Kunden abbilden möchten. Dies gibt dem Kunden das Gefühl, ein wahrlich für ihn massgenschneidertes Angebot zu erhalten und er erkennt sich darin auch wieder.

 

Räumen Sie sich vor dem Abgabetermin genügend Zeit für ein gründliches Checkup ein. Gehen Sie alles nochmal durch und kontrollieren Sie, ob…

• …Sie alle Fragen beantwortet haben.
• …Ihre USPs genügend zur Geltung kommen – oder noch besser herausstechen.
• …Sie auf die Entscheidungskriterien geantwortet haben.
• …alle formellen Anforderungen erfüllt sind.
• …sich der Hauptentscheider in Bezug auf seine Bedürfnisse angesprochen fühlt und seine Ziele erfüllt sind.

Idealerweise geben Sie die Ausschreibung und das Angebot einer sehr genauen Person, welche nicht in die Angebotserstellung involviert ist, ins Lektorat. Sie wird Dinge erkennen, die das Bid-Team übersieht, weil es sie selbst erstellt hat. Dass das Angebot keine Rechtschreibefehler enthält und grammatikalisch korrekt ist, versteht sich von selbst.

 

«The Pitch»

Gratulation, Sie haben Sie es auf die Shortlist geschafft! Jetzt gilt es, das Angebot am Termin auch zu verkaufen. Nun sind auch Ihre Softskills gefragt. Nebst den Zahlen und Fakten gilt es eben auch, emotionell zu punkten. Wecken Sie während des Pitchs die Emotionen Ihres Kunden. Er soll Lust bekommen, mit Ihnen zusammenzuarbeiten.

 

Stellen Sie sich vorgängig die Fragen:

• Welche Personen sind auf Kundenseite dabei?
• Welche Funktionen und Interessen haben die anwesenden Personen?
• Welche Personen unsererseits nehmen am Pitch teil?
• Welche Fragen werden vermutlich gestellt? Wie beantworten wir diese?
• Mit welchen Einwänden müssen wir rechnen?
• Wer beantwortet welche Fragen und welche Einwände?
• Welche Informationen präsentieren wir und welche haben wir als Backup in der Hinterhand für vertiefende Fragen?
• Wie ist unsere Hauptargumentation und mit welchen Nebenargumenten unterstreichen wir dieses?

 

Der Pitch ist die letzte Gelegenheit (vor einer allfälligen Preishandlung), einen positiven Eindruck zu hinterlassen und die Entscheidung des Gremiums zu beeinflussen. Aus diesem Grund lohnt es sich erfahrungsgemäss, den Pitch vor dem Termin mindestens einmal durchzuspielen, damit der Auftritt des Teams als kompetent, überzeugend und als eine Einheit wahrgenommen wird.

 

Wir gewinnen oder wir lernen

Haben Sie den Zuschlag erhalten, so haben Sie vieles richtig (bzw. besser) gemacht. Stellen Sie sich (und ruhig auch dem Kunden) die Frage: Was hat dazu geführt, dass Sie den Zuschlag erhalten haben? Notieren Sie diese Learnings und nutzen Sie diese (wenn passend) in einer nächsten Ausschreibung.

 

Auch aus Debriefings nach einer Absage können wir sehr viel lernen. Nutzen Sie zwingend diese Chance und zeigen Sie Ihr Interesse auch nach einer Absage. Erkundigen Sie sich beim Kunden, was sie hätten anders oder besser machen können; was aus seiner Sicht für den Zuschlag gefehlt hat. Sie haben bereits so viel Zeit in die Ausschreibung investiert, dass es auf dieses Meeting auch nicht mehr drauf ankommt.

 

So steigern Sie Ihrer Zuschlagsquote bei Ausschreibungen:

 

benefitIMPACT unterstützt Sie mit seiner langjährigen Verkaufs- & Beratungserfahrung für Ihre konkrete nächste Ausschreibungseinladung. Sei dies mit Beratung, mit Lektorat oder Training. Wir freuen uns, Sie diesbezüglich zu beraten.

 

 

Informationen zu «Sales Coaching» finden Sie hier.

Informationen zu «Verkaufskonzept» finden Sie hier.

Übersicht zu den aktuellen Verkaufstrainings – Themen.