So vermeiden Sie Spannungen und Missverständnisse

Die Kommunikations-Realität weist viele Potenziale auf

In unseren Beratungen und Trainings, im Kontakt zu Einzelpersonen und Teams stellen wir häufig fest:

• Menschen reden aneinander vorbei
• Menschen hören Anderen nicht zu
• Gespräche und Meetings leiden unter endlosen Diskussionen und enden oft ohne verbindliche Abmachungen

Daraus folgen Irritationen und Missverständnisse. Die Kommunikation ist ineffizient – negative Emotionen sind die Konsequenz (z.B. Ärger, Enttäuschung, Frust). Diese negativen Gefühle und die damit verbundenen ökonomischen Auswirkungen können durch eine bewusste Kommunikation reduziert oder sogar ganz vermieden werden.

Selbstkompetenz als Basis guter Kommunikation

Um andere Menschen besser verstehen zu können, müssen Sie sich als erstes selbst verstehen. Nehmen Sie sich Zeit und reflektieren Sie Ihre eigenen Handlungen, Aussagen und Reaktionen. Wie haben Sie sich dabei gefühlt? Was haben Sie dabei gedacht? Selbstreflexion dient Ihnen als eine fundamentale Grundlage des Verstehens und des Verstandenwerdens. Analysieren Sie Ihre persönlichen Kommunikations- und Verhaltensmuster und machen Sie sich Ihre Treiber und Werte bewusst. Dazu können Sie auch etablierte und bewährte Modelle (z.B. INSIGHTS MDI®, Structogram) zur Hilfe holen.

Strukturiertes Feedback als Multi-Funktions-Werkzeug in der Kommunikation

Möglicherweise haben Sie zu Hause in Ihrem Werkzeugkasten ein «Multi-Funktions-Werkzeug», welches Sie in vielen Situationen einsetzen können. In der Kommunikation stellt Strukturiertes Feedback ein solches Instrument dar. Immer wenn es darum geht, schwierige oder unangenehme Sachverhalte anzusprechen, Menschen zu Verhaltensveränderungen anzuregen oder die eigenen Befindlichkeiten auszudrücken und Verhaltensalternativen für die Zukunft zu vereinbaren, ist der Einsatz von Strukturiertem Feedback hilfreich. Für den erfolgreichen Einsatz reicht die Beachtung einiger weniger Regeln aus:

• Stellen Sie die Ausgangssituation objektiv anhand von konkreten Fakten dar – «beschreiben statt werten»
• Wenn Sie Ihre Empfindungen zum Ausdruck bringen wollen, kommunizieren Sie diese mit Ich-Botschaften («Ich sehe das so… », «Meiner Meinung nach… » etc.)
• Geben Sie den Menschen, die Ihr Feedback erhalten, konkrete Tipps, Anregungen oder Vorschläge zur Optimierung ihres Verhaltens

Wenn Sie diese Regeln beachten, werden Ihre Gesprächspartner Ihr Feedback als ein Geschenk empfinden.

Professionelle Gesprächsführung als Schlüssel für ergebnisorientierte Kommunikation

Kleinkinder stellen ihren Eltern im Durschnitt 400 Fragen pro Tag und lauschen gespannt den Antworten. Im Laufe der Jahre verlernen wir jedoch als Erwachsene, aktiv Fragen zu stellen und tendieren deshalb immer wieder zu Vermutungen und deuten die Aussagen anderer subjektiv. Dabei lockert «fragen statt sagen» angespannte Situationen, wirkt neutral und animiert Gesprächspartner, ihre Gedanken zu äussern.

Vor allem im Business-Umfeld muss Kommunikation ergebnisorientiert sein. Entscheide herbeiführen, Verbindlichkeit schaffen, Massnahmen abstimmen und umsetzen sind Mechanismen, welche täglich eingesetzt werden. Dazu gehören die richtigen Fragen, wenn Sie etwas nicht wissen.

Aktives Zuhören ist der Schlüssel, um an die «wahren» Gedanken und Motive Ihrer Gesprächspartner zu gelangen, welche häufig «unter der Wasseroberfläche» liegen.

• Bringen Sie Ihrem Gesprächspartner Wertschätzung, Aufmerksamkeit und Interesse entgegen.
• Argumentieren Sie positiv: «Herr Müller ist am Montag wieder da und wird Sie zurückrufen» wirkt einladender als «Herr Müller ist gerade nicht da. Ich glaube, er kommt am Montag wieder. Probieren Sie es dann nochmal.»
• Fassen Sie zwischendurch zusammen, um den roten Faden im Gespräch aufzunehmen und Ihnen selbst und den Gesprächspartner eine Orientierung zu geben.

Die Mischung Ihrer kommunikativen Skills macht Sie erfolgreich

Dem Gesprächspartner auf Augenhöhe zu begegnen ist essenziell. Achten Sie auf die Botschaften neben dem gesprochenen Wort und lernen Sie den Menschen erst kennen, bevor Sie sich ein Urteil bilden. Wie ist die Körperhaltung, was drücken Mimik und Gestik aus, wie verändert sich die Stimme? Zeigen Sie echtes Interesse an Ihren Gesprächspartnern und seien Sie authentisch – das bringt auf Dauer den Mehrerfolg. Stehen Sie zu Ihren Botschaften, seien Sie mutig und verbindlich. Drücken Sie diese Verbindlichkeit z.B. durch klare Ziele oder konkrete Vereinbarungen aus. Halten Sie das ein, was Sie Anderen zusagen, fordern Sie das ein, was Andere Ihnen zusagen.

Diese Gedanken klingen logisch und selbstverständlich – die Umsetzung in der Realität ist deutlich komplexer und schwieriger.

Unten diesem Artikel gelangen Sie zu Ihrer Kommunikations-Checkliste, welche Ihnen hilft, Ihre Form der Kommunikation zu überprüfen und weiterzuentwickeln. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg.

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