Hybride Meetings moderieren

Nicht nur Autos gibt es als hybrid – auch unser Arbeitsumfeld hat sich zu einem Umfeld mit zahlreichen hybriden Systemen entwickelt. Corona hat die Digitalisierung enorm beschleunigt und unsere Kommunikation verstärkt in virtuelle Kanäle verlagert. Trainings wie «Virtuelle Meetings führen» oder «Führen auf Distanz» sind nach wie vor Dauerbrenner. Dies sind Entwicklungsfelder, in denen sich unsere Kunden stetig weiterentwickeln und verbessern.

 

Weil viele Unternehmen noch immer im Modus des Split-Office agieren und sich Homeoffice als Arbeitsform etablieren wird, bilden hybride Meetings für viele das «new normal» der Sitzungen.

Haben wir uns an die Moderation von Meetings mit ausschliesslich virtuell teilnehmenden Mitarbeitenden gewöhnt, stellen uns hybride Meetings vor neue Herausforderungen. Für Organisatoren, Sitzungsleitende und Moderatoren stellen sich folgende Fragen:

 

Welche technischen Voraussetzungen sind notwendig?

Nach unserer langen Zeit im virtuellen Raum sind die meisten von uns bestens mit Kamera und Mikrofon ausgerüstet. Neu kommt die Herausforderung der Ausstattung des Meetingraumes der physisch Teilnehmenden hinzu. Hier empfiehlt sich, nebst der persönlichen Kamera und einem Raummikrofon, auch eine Weitwinkelkamera, die ein Gemeinschaftsgefühl vermittelt. Darüber können je nach Bedarf auch Notizen via Flipchart gleichberechtigt an alle gestreamt werden. Vor einem ersten Meeting lohnt es sich, den Einsatz mehrerer Kameras zu trainieren.

 

Wie halte ich die Aktivität physisch präsenter und virtuell Teilnehmenden in der Balance?

Gemeinsam in einem Meetingsraum vereinte Team- oder Sitzungsmitglieder haben einen Vorsprung. Dieser besteht einerseits im nonverbalen, andererseits im dualen Kommunizieren. Die physischen anwesenden Teilnehmenden sehen eher, wenn jemand etwas sagen will. Damit die virtuellen Kollegen:innen nicht «abgehängt» werden, sind klare Spielregeln essenziell, weil diese aufgrund der Technik nur nacheinander, aber nicht gleichzeitig sprechen und debattieren können.

 

Zur Sicherung der Spielregeln und des fairen, ausgewogenen Miteinanders kann jedem virtuellen Teilnehmenden ein physischer Buddy zugewiesen werden. Dieser setzt sich für Anliegen sowie die  Sprechzeit seines zugewiesenen virtuellen Kolleg:in ein. Eine weitere wirksame Möglichkeit, ist die rollierende Zuweisung verschiedener «Wächter»-Rollen, um wichtige Regeln einzuhalten: time keeper, biobreak keeper, chat keeper, solution keeper, decision keeper, action keeper etc.

Socializing und informeller Austausch im hybriden Meeting

Jede längere Sitzung braucht eine Kaffeepause, eventuell sogar eine Mittagspause. Hier besteht das Risiko, dass die virtuellen Teilnehmenden der Asymmetrie zum Opfer fallen und von informellen Gesprächen bzw. dem für Teams wichtigen Small Talks ausgeschlossen werden.

 

Wir empfehlen, Elemente zum Socializing im Meeting einzubauen, auch wenn es sich in der Vergangenheit als herausfordernd dargestellt hat. Unverfängliche Themen oder der Split in mehrere Gruppen zu unterschiedlichen Themen könnte eine Lösung sein.

 

Unsere Meetings starten jeweils mit der Rubrik «Lust & Frust» der vergangenen Woche. Dies lässt den Teilnehmenden Raum, privates, berufliches oder sonst ein Thema zu beleuchten, welches sie beschäftigt. Dies ergibt willkommene Ansatzpunkte für einen weiteren spannenden Austausch.

 

Kaffeepausen sollten, abgesehen von einer kurzen Biopause, gemeinsam im Meetingraum und zu Hause vor dem Bildschirm genossen werden, um die Bildung von separaten Kleingruppen der physischen anwesenden Teilnehmenden zu unterbinden. So kann das Risiko einer zusätzlichen Informationsasymmetrie minimiert werden.

Sicherstellung der Zielerreichung, der Lösungs- & Entscheidfindung sowie der Verbindlichkeit

Nur die wenigsten Meetings sind reine Informationsveranstaltungen (One-Way Communication). Die fokussierte Zielerreichung durch Erarbeitung von Lösungsvarianten und eine fundierte Entscheidfindung stehen im Zentrum – und danach das Ableiten von Massnahmen, um die beschlossenen Entscheide auch zu erreichen.

 

Durch virtuelle Meetings sind viele in den Kontakt mit collaborativen Arbeitstools gekommen:

• Miro
• Conceptboard
• Mural
• Padlet
• Mentimeter

Diese gehören zu den weit verbreiteten und eingesetzten Instrumenten. Sie eignen sich hervorragend für hybride Meetings und bieten die Möglichkeit, den ganzen Meetingstream von der  Agenda über die Lösungserarbeitung/Abstimmung bis hin zum  Protokoll online abzubilden und auch nach der Sitzung zugänglich zu machen. Die kostenlosen Einstiegslizenzen reichen für den «Normalgebrauch» in der Regel absolut aus. Beachten sollten Sie Ihre internen IT-Regeln in Bezug auf die Datenspeicherung «geheimer» Informationen, weil die Datenspeicherung in der Cloud erfolgt.

 

Unser Tipp:
Wenn Sie collaborative Tools in hybriden Meetings nutzen, sollen auch die physischen Teilnehmer via ihren Laptop/Tablet individuell daran arbeiten. Wenn Sie einen Gruppensplitt vornehmen, bitte nicht physische und virtuelle trennen, sondern gemischte Teams bilden – so können Sie der Asymmetrie entgegenwirken!

 

Meetingsrythmus vs. Homeofficerythmus

Zwecks Vereinfachung der Planung und einem besseren Flow innerhalb von Organisationen finden Meetings in den meisten Fällen zu fix geplanten Zeiten an fixen Wochentagen statt. Wie handhaben Sie die Situation, wenn Ihr Teammeeting jeweils am Montag stattfindet und Ursula Keller und Felix Meier jeweils am Montag ihren gewünschten Homeofficetag haben? Bedeutet dies, dass Ursula und Felix künftig nie mehr physisch an dem Sitzungen teilnehmen? Welche Auswirkungen hat dies auf das Teamgefüge?

 

Eine wichte Grundlage für eine erfolgreiche hybride (auch virtuelle!) Meetingkultur bilden Spiel- und/oder Rotationsregeln. Idealerweise erstellen Sie diese gemeinsam im Team.

 

Wie Sie sehen, wirft die hybride Form von Meetings zahlreiche Fragen auf und erfordert von den Meetingmoderatoren neue Kompetenzen, welche gut vorbereitet und durchdacht werden sollten, damit Sie auch in hybriden Meetings den erwünschten IMPACT erzeugen und dem wichtigen Aspekt der Asymmetrie Rechnung tragen.

 

Falls hybride Meetings auch in Ihrem Unternehmen ein Thema sind, stehen wir Ihnen mit wirkungsvollen und praxisnahen Trainings gerne zur Seite.

 

Informationen zu «Führen auf Distanz» finden Sie hier.

Informationen zu «Virtuelle Meetings führen» finden Sie hier.