Effiziente Teammeetings bei höherer Komplexität und Unplanbarkeit
«Die Welt wird komplexer und unvorhergesehene Einflüsse nehmen zu». Diese Aussage hat sicher ihre Berechtigung. Falsch wäre, aufgrund dieser Aussage in Hektik zu verfallen. Unwägbarkeiten und komplexe Fragestellungen haben die Welt in den vergangenen Jahrhunderten permanent beschäftigt. Die Entwicklung der Dampfmaschine, der Wechsel vom Pferdefuhrwerk zum Auto, oder die ersten Computer sind typische Beispiele dafür.
Zwei wesentliche Herausforderungen der heutigen Zeit sind die Geschwindigkeit, mit der sich Sachverhalte und Situationen ändern und die Komplexität in der Aufgabenbewältigung. Mehr und mehr ist Teamarbeit gefordert, egal, ob in fix definierten Teams, in temporären Projektteams oder in bereichsübergreifenden, interdisziplinären Arbeitsteams.
Dafür benötigt es Arbeitsprozesse, Hilfsmittel und Vorgehensweisem, die hochflexibel sind und auf Veränderungen schnell und wirkungsvoll reagieren. Ein Erfolgsfaktor ist der Einsatz der Kanban-Methode in den Meetings der oben genannten Teamkonstellationen.
Kanban-Methode zur effizienten Aufgabensteuerung
Die Kanban-Methode wurde in 40er-Jahren des 20. Jahrhunderts in Japan bei Toyota entwickelt. Das Ziel war die Produktivitätssteigerung im Produktionsprozess. Ausgehend vom technischen Umfeld wird die Kanban-Methode heute als agile Arbeitsmethode in zahlreichen Branchen, Bereichen, Abteilungen und Arbeitssituationen zur Steuerung und Anpassung von Wertschöpfungsprozessen eingesetzt.
Ihre Stärke ist die Visualisierung. Durch ein Kanban-Board werden einzelne Aufgaben, deren Status, die Verantwortlichkeiten und damit der komplette Ablauf des Gesamtprozesses anschaulich und transparent dargestellt. Die Kommunikation im Team wird gefördert, die Klarheit zu den Aufgaben erhöht die Motivation im Team und die Ergebnisqualität erhöht sich, was schliesslich in einer höheren Kundenzufriedenheit mündet.
Einsatz des physischen Kanban-Boards im Meeting
Der Einsatz von physischen Kanban-Boards eignet sich besonders bei Teams mit einer Grösse von bis zu 10 Teammitgliedern. Diese definieren und visualisieren ihre Aufgaben am Board und bestimmen deren Verteilung sowie die damit verbundenen Erledigungstermine. Über die Interaktion untereinander werden Prioritäten, Überschneidungen und Abhängigkeiten erkannt und definiert. Damit erfolgen eine maximale Identifikation und optimale Ressourcenauslastung.
In der Konsequenz ergibt sich eine Verbesserung der Arbeitsabläufe. Sollten jetzt die eingangs erwähnten, unvorhergesehenen Aufgaben auftauchen, kann das Team schnell und zielführend die Prioritäten verändern, zusätzliche Kapazitäten ermitteln und dadurch die Arbeitsergebnisse verbessern.
In Meetings kann die Kanban-Methode unabhängig von anderen agilen Elementen eingesetzt werden. Egal, wie «agil» eine Organisation bereits ist, lohnt sich der Einsatz dieser Methode.
Durch die Visualisierung werden Arbeitsergebnisse transparent: «…toll, was wir geschafft haben…». Motivation und Arbeitsqualität steigen, «Alibi-Meetings» fallen weg. Die Arbeit mit dem Kanban-Board ist konkret, niemand kann sich verstecken und ein Meeting hat immer ein klares Ergebnis.
Diese neue Form der Meetings steigert die Eigenverantwortung der Teammitglieder. Durch wechselnde Moderatoren entwickelt sich jedes Teammitglied in seiner Wirkung weiter und übernimmt dadurch automatisch Verantwortung.
Fazit
Teammeetings mit der Kanban-Methode werden dynamischer und interaktiver. Alle Teammitglieder sind involviert und werden in ihrer Arbeit effizienter. Auch wenn zu Beginn einzelne Teammitglieder skeptisch sind (Hauptgrund: «ich werde in meiner Arbeitsweise für die KollegInnen plötzlich transparent»), erkennen alle sehr schnell den Nutzen der neuen Vorgehensweise:
- Steigerung der Arbeitseffizienz
- Ausgeglichene Arbeitsauslastung
- Schnelle und flexible Reaktionsmöglichkeit auf Veränderungen
Bleibt zum Schluss die Aufforderung: Anpacken und Umsetzen! Wir wünschen Ihnen viel Spass dabei.
Für Fragen, Anregungen oder einen Erfahrungsaustausch stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung – sprechen Sie uns an.
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