Sitzungen erfolgreich leiten und moderieren

Das wollen alle erreichen, die Realität sieht anders aus. Das nebenstehend abgebildete Flipchart ist ein Original-Mitschrieb aus einem Training zur erfolgreichen Durchführung von Meetings vom Frühjahr 2019 und zeigt die Wirklichkeit auf.

Gestalten Sie in der Rolle als «Meeting-Owner» Ihre Besprechungen klar, interessant und wirkungsvoll. Machen Sie dies in allen Arten von Meetings, unabhängig von der Zielsetzung, den Inhalten, der Bezeichnung und den Teilnehmern. Machen Sie z.B. «Stehungen» statt «Sitzungen» und beobachten Sie die Wirkung.

Die folgenden Gedanken sind ausgelegt auf klassische analoge Besprechungen. Die Unterschiede zu einer digitalen Umsetzung besprechen wir gerne separat mit Ihnen.

Gute Sitzungsvorbereitung als Erfolgsfaktor

Bereiten Sie Ihr Meeting sorgfältig vor, denn dies ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor für ein lebendiges, zielführendes und interessantes Meeting. Dazu zählen folgende Elemente:

• Definieren Sie ein klares Ziel. Welche Ergebnisse sollen am Ende des Meetings vorliegen, welche Resultate erwarten Sie?
• Strukturieren Sie das Meeting nach Themen, Informations-, Ideenentwicklungs-, Entscheidungsphasen. Wer hat welche Rollen, wie teilen Sie die zur Verfügung stehende Zeit auf? Was kann in Form von Vorab-Informationen aus der kostbaren Meeting-Zeit ausgelagert werden? Ist es sinnvoll, die Teilnehmer mittels Vorbereitungsauftrag auf das Meeting oder einzelne Themenbereiche zu sensibilisieren bzw. vorzubereiten?
• Insbesondere bei Meetings, in denen Entscheidungen getroffen werden, beeinflusst die Reihenfolge der Argumentationen bzw. der Redner/Präsentatoren immer wieder die Entscheidungen. Gestalten Sie deshalb im Vorfeld die Meeting-Dramaturgie. Welche Reihenfolge der Argumentationskette ist sinnvoll, wer sind die Teilnehmer, welche Rollen haben diese (z.B. Unterstützer, Informationsgeber, Beeinflusser, Entscheider)?
• Sichern Sie die erforderlichen organisatorischen Rahmenbedingungen. Dazu zählen Meeting-Termin, rechtzeitige Einladung an alle Teilnehmer mit Zeitplan und Agenda genauso wie die Organisation der Räumlichkeiten inklusive Technik und Verpflegung.
• Definieren Sie bereits in der Vorbereitung, wie und von wem die Ergebnisse des Meetings festgehalten und dokumentiert werden.

Durchführung mit Power & Passion

Die Durchführung eines Meetings ist in erster Linie davon abhängig, um welche Art von Meeting es sich handelt (z.B. Wochenmeeting zum aktuellen Informationsaustausch). Einige Grundregeln helfen bei jeder Art von Meeting, um Dynamik und Effizienz zu steigern.

• Geben Sie den Sitzungsteilnehmern bereits zu Beginn einen Überblick über das Meeting-Ziel, die Inhalte, den geplanten Ablauf mit den Zeitanteilen und den Akteuren.
• Legen Sie konsequent Meeting-Spielregeln fest. Dazu gehört z.B. der Umgang miteinander (ausreden lassen, nicht unterbrechen), der Umgang mit elektronischen Kommunikationsmitteln (Fokus auf Meeting-Themen, andere Themen werden in den Pausen bearbeitet) wie auch die Klärung, wer das Protokoll erstellt.
• Nutzen Sie in Meetings, in denen Ideen entwickelt, bewertet und priorisiert werden sollen, geeignete Methoden (z.B. Brainstorming, Pinwand-Moderation, 6-3-5-Methode, Nutzwertanalyse). Das erhöht die Dynamik, bindet alle Teilnehmer in geeigneter Form ein und steigert die Motivation zur aktiven Mitarbeit.

• Für eine zügige, effiziente Entscheidungsfindung helfen einheitliche, organisationsweit gültige Entscheidungsvorlagen. Das schafft grössere Objektivität, sorgt für vollständige Informationen und erhöht die Entscheidungsgeschwindigkeit. Der Effekt der «Rückdelegation» («… bitte überarbeiten Sie die Vorlage, es fehlen noch Informationen, um eine abschliessende Entscheidung zu treffen…») wird signifikant reduziert.
• Fassen Sie als Meeting-Owner die Ergebnisse zusammen und dokumentieren Sie diese in geeigneter Form.

Mit diesen Anregungen zur Meeting-Durchführung erhöhen Sie die Lebendigkeit von klassischen Meetings enorm. Denken Sie darüber nach, ob Sie immer selbst die Moderation der Meetings vornehmen wollen/müssen, oder ob Sie diese Aufgabe in einem rollierenden System verteilen wollen.

Wirkungsvolle Ergebnisumsetzung

Die Ergebnis-PS kommen nur dann auf die Strasse, wenn eine konsequente Umsetzung der erarbeiteten Resultate erfolgt. Dazu braucht es eine klare Umsetzungsstruktur:

• Was ist das Ziel der definierten Aufgabe/Entscheidung/Ergebnisse aus dem Meeting?
• Was sind die konkreten Massnahmen (wer macht was, mit wem und bis wann)?
• Was sind geeignete und wirkungsvolle Kontrollpunkte?

Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre Meetings künftig lebendiger, aktiver und damit motivierender gestalten wollen. Wir entwickeln gemeinsam ein wirkungsvolles Trainingskonzept, damit Sie nach der Lektüre des Einleitungstextes nicht nur wissen, «was» Sie tun wollen, sondern auch «wie» Sie es machen können.

Informationen zu «Führen auf Distanz» finden Sie hier.

Informationen zu «Virtuelle Meetings führen» finden Sie hier.