Juli und August sind die klassischen Ferienmonate.
Einige geniessen eine Auszeit – andere halten «zuhause» den Betrieb aufrecht. Obwohl es in vielen Branchen in diesen Monaten weniger turbulent zu und her geht, gilt es, eine Abwesenheit im Voraus zu planen.
Mit diesen 5 Tipps geniessen Sie die Ferien intensiver – und die Daheimgebliebenen haben es einfacher.
Abschalten – Smartphone ausschalten
Erholung bezieht sich nicht nur auf die körperliche, sondern speziell auch auf die geistige Erholung. In vernünftigem Mass ist die aktive Erholung der passiven vorzuziehen. Wer in den Ferien allerdings regelmässig (unablässig) seinen Blick auf’s Smartphone und den Posteingang wirft, wird sich nicht erholen. Im schlimmsten Fall lesen Sie eine Mitteilung, die Ihnen die Ferien verdirbt.
Wussten Sie, dass die roten Nummern unten an den App’s unsere Neugier wecken und bei vielen Stress auslösen wenn sie nicht darauf reagieren?
Definieren Sie sich bewusst «Offlinezeiten» und lassen Sie das Handy im Hotelsafe liegen. Früher waren wir auch nicht permanent erreichbar und die Welt ist deshalb nicht untergegangen. Deaktivieren Sie die roten Mitteilungszähler und Bildschirmhinweise – dann fallen zwei weitere Reizelemente weg.
In der perfekten Welt haben Sie sowieso zwei getrennte Telefone und das Geschäftshandy lassen Sie einfach zu Hause.
Stellvertretung regeln
Informieren Sie Ihre Geschäftspartner frühzeitig über Ihre Abwesenheit. Diese nehmen Rücksicht auf Ihre Ferien, wie Sie es bestimmt auch tun.
Klären Sie die verschiedenen Stellvertretungen im Vorfeld und informieren Sie Mailschreiber in Ihrer Abwesenheitsmeldung detailliert über die für die jeweiligen Aufgaben entsprechenden Ansprechpersonen. Die Stellvertretung(en) sollten im Vorfeld (nicht zwei Stunden vor Abreise) ausführlich über allfällige Pendenzen und Herausforderungen instruiert werden, damit alle offene Fragen geklärt werden können.
Falls Sie sich besser fühlen, hinterlassen Sie Ihrer Stellvertretung Ihre private Handynummer, auf welcher man Sie in Notfällen(!) kontaktieren kann.
Haben Sie Vertrauen
Gute Teams ergänzen und unterstützen sich gegenseitig. Bevor jemand Vertrauen beweisen kann, muss es ihm geschenkt werden.
Ferien sind der ideale Zeitpunkt für einen Austausch über verschiedene Tätigkeiten und die Möglichkeit, dass jemand anders in eine Thematik «reinrutscht» und sich bestätigen kann. Gleichzeitig schafft der Austausch Verständnis für das gemeinsame Ganze und hilft, besser zusammen zu arbeiten. Auch wenn wir gerne hören würden, dass wir unersetzlich sind – wir sind es nicht.
Überblick gewinnen, priorisieren und entscheiden.
Selten arbeiten wir effizienter als vor den Ferien. Wir entscheiden schneller, sagen häufiger «NEIN» – und haben kein schlechtes Gefühl dabei. Sachen, welche wir in einer anderen Situation mehrmals gedreht und abgewogen haben, werden im Nu gelöst.
Versuchen Sie, diesen Rhythmus, Fokus und Mut auch nach Ihrer Rückkehr umzusetzen.
Outlook richtig einstellen
Nebst der allseits bekannten Abwesenheitsmeldung offeriert uns Outlook eine Vielzahl von hilfreichen Funktionen. Vielleicht probieren Sie diese ja vor den nächsten Ferien aus.
- Nutzen Sie den Regelassisten
Verschieben Sie projekt- oder aufgabenbezogene E-Mails, die nicht zeitkritisch sind, direkt in den entsprechenden E-Mail-Ordner. Diese bleiben «als ungelesen» markiert und können jederzeit nachbearbeitet werden.
- Verschieben Sie CC: E-Mails automatisch in einen CC: Ordner
Ja, es braucht ein bisschen Mut… dieser wird aber schnell belohnt. Entlasten Sie Ihren Posteingang und verschieben Sie E-Mails, in welchen Sie CC: Empfänger sind, automatisch in einen CC: Ordner. Denn eine E-Mail, bei der Sie in den CC-Reiter gesetzt wurden, dient Ihnen nur zur Information bzw. zur Kenntnisnahme. Sie können diese immer noch überfliegen, eine Aktivität Ihrerseits ist jedoch nicht nötig.
Viele unserer Kursteilnehmer staunen über die Zeitersparnis durch diese kleine, aber wirksame Massnahme.
- Lassen Sie Outlook eingehende Terminanfragen automatisch zusagen. Sie haben diesbezüglich verschiedene Optionen (nur interne/alle/Verhalten bei Überschneidungen).
- Tragen Sie in Outlook einen Ferientag mehr ein, als Sie effektiv Ferien haben. Dies bedeutet, Sie können die tollen Ideen, welche Ihnen in den Ferien spontan gekommen sind (und die sich natürlich notiert haben), aufarbeiten.
Der Pendenzenberg wird reduziert und Sie erhalten Klarheit über das Anstehende. Somit können Sie basierend auf Ihren Kernaufgaben effektiv priorisieren.
Das Team von benefitIMPACT wünscht Ihnen gute Ferienvorbereitung und ganz erholsame Ferien.
Wir freuen uns auf den Austausch von Ferienerlebnissen.
